Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là cách tốt nhất công ty gửi lời cám ơn tới sự đồng hành của khách hàng và tăng cường mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa hai bên.
Do đó khâu tổ chức sự kiện phải được thực hiện chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo và đặc biệt gây ấn tượng với những người tham gia. Hãy cùng TTM Events điểm lại quy trình tổ chức như sau nhé!
Bước 1- Lên danh sách khách mời
Bước đầu tiên trong việc tổ chức sự kiện chính là lên danh sách khách mời, những người tới tham dự, quyết định một nửa thành công của sự kiện. Bạn phải lên một danh sách khách mời chi tiết, cụ thể nhất để xác định số lượng người tham dự sự kiện cũng như xác định đối tượng khách tham dự sự kiện gồm những thành phần nào.
Bước 2 – Lên ý tưởng
Bạn cần có những ý tưởng sáng tạo, tránh đi lại lối mòn của những năm trước để không gây nhàm chán với người tham dự. Một buổi tri ân khách hàng đặc biệt sẽ là một bước đệm tốt cho những mối quan hệ khách hàng, góp phần đem lại nhiều ấn tượng tốt hơn của khách hàng đối với công ty bạn.
LIÊN HỆ TƯ VẤN 0973 788 733
- – Xây dựng kế hoạch sơ bộ:
Sau khi đã có ý tưởng, bạn cần phải lên kế hoạch sơ bộ về chương trình và bắt đầu chuẩn bị mọi thứ, bao gồm:
- Địa điểm tổ chức: Bạn cần phải biết rõ địa điểm tổ chức có thích hợp hay không, có dễ tìm và thuận tiện giao thông đi lại hay không. Lưu ý nên tổ chức tại những địa điểm tại trung tâm, dễ tìm và không gây khó khăn trong việc đi lại. Điều này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái và thuận tiện trong việc di chuyển.
- Thời gian tổ chức: Nên chọn khung thời gian hợp lý cho khách hàng dễ dàng tham dự. TTM Events gợi ý bạn nên chọn vào dịp cuối tuần và vào buổi chiều tối, đó sẽ là khung thời gian thích hợp để khách hàng tham dự đầy đủ và thoải mái.
- Chủ để cho chương trình: Mỗi chương trình nên theo chủ đề và truyền tải thông điệp nào đó, điều đó sẽ làm cho buổi tiệc tri ân mang ý nghĩa và diễn ra một cách mạch lạc hơn.
- Triển khai kế hoạch:
Như đã nói, mỗi chương trình nên có một chủ đề riêng. Mọi hoạt động trong sự kiện sẽ diễn ra theo chủ đề đó:
.jpg)
- Thiết kế: TTM Events sẽ giúp bạn tất cả mọi thứ thuộc về buổi tiệc tri ân: quà tặng. thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, bannerol, backdrop thiết kế theo một concept có sẵn như vậy sẽ tạo ấn tượng và sự kiện của bạn để lại nhiều dấu ấn hơn.
- Thi công: Thông thường một sự kiện sẽ được thi công trước ngày diễn ra từ 1 đến 2 ngày, bạn nên cân nhắc thời gian, dự đoán trước những rủi ro để không gặp trường hợp thi công trễ, hoặc các hạng mục không được hoàn thành như kế hoạch ban đầu.
- Tổ chức chương trình:
Phần tổ chức sẽ bao gồm các hạng mục sau:
- Đón khách: Là nghi thức lễ quan trọng. Để nhanh gọn trong phần này bạn nên hướng dẫn lễ tân xin name – card của khách, hạn chế để khách đọc tên rồi lễ tân tìm tên check in nhé. Tốt nhất, bạn nên chuẩn bị một phòng đón tiếp riêng dành cho khách VIP.
- Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi: Lễ tân nên hướng dẫn khách vào đúng vị trí đã sắp xếp trước. Nên phân biệt, khách VIP và khách thường, phần ghế cho VIP nên được thêm nơ hoặc màu khác với ghế thường.
- Phát biểu tri ân của ban lãnh đạo: Nên chuẩn bị kĩ bài phát biểu, nên chuẩn bị song ngữ (nếu như có khách mời nước ngoài ) để phần phát biểu thêm phần long trọng
- Chương trình văn nghê: TTM Events gợi ý bạn nên có những tiết mục văn nghệ nhẹ nhàng cho đến phần cuối chương trình là những tiết mục sôi động để làm nóng không khí nhé.
- Tặng quà: Bạn nên nắm kĩ danh sách khách hàng được tặng quà,cần phải check kĩ trước khi chương trình bắt đầu để tránh sai sót nhé. Mọi phần quà được tặng cần chuẩn bị chỉnh chu và không bị lỗi, tránh trường hợp quà bị lỗi sẽ làm mất thiện cảm với khách hàng.
- Rút thăm trúng thưởng: Phần này chính là phần sôi nổi nhất của buổi tiệc, và MC chính là nhân vật chính trong phần này, bạn nên chọn những MC có giọng khỏe và có kinh nghiệm hoạt náo để dẫn sôi động và mọi người sẽ hào hứng hơn.
- Tiệc: Tiệc tri ân khách hàng không thể thiếu phần ăn uống, đây cũng như là lời cảm ơn, muốn mời khách hàng ăn những món ăn ngon. Tùy thuộc vào kinh phí, bạn nên chọn những set menu phù hợp, tuy nhiên cần phải đảm bảo những món ăn hợp khẩu vị phổ biến và dinh dưỡng.
- Tiễn khách: Tiễn khách và gửi lời chào niềm nở sẽ góp phần cho khách hàng cảm thấy họ được tri ân trọn vẹn.
Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vự hội nghị, sự kiện, TTM Events quy tụ đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm,và là đối tác thân thiết của nhiều khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị… Với phương châm “UY TÍN TẠO NÊN THƯƠNG HIỆU”, chúng tôi sẽ cung cấp cho khách hàng những dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp nhất với giá cả cạnh tranh nhất!
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn cũng như báo giá trong hôm nay.